In vielen Unternehmen werden Informationen nicht gemeinsam bearbeitet und genutzt, sondern weiterdelegiert. Damit gehen Ressourcen und somit auch Zeit und Einnahmen verloren. In einer Groupware lassen sich alle Bereiche mit unterschiedlichen Zugriffsrechten für andere Benutzer oder Gruppen freigeben und damit gemeinsam bearbeiten. Mit einer Groupware lassen sich Arbeitsabläufe optimieren.
Mit nur einem eMail Konto ohne Groupwarefunktionen ist das nicht möglich.